Comment mettre en place une entreprise entièrement à distance ?

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Le travail à distance n’est pas seulement apprécié par les personnes qui aiment travailler depuis leurs lits. Avec la Covid-19, être capable de gérer une entreprise en remote est devenu une nécessité urgente pour les entreprises de toutes tailles.

Pendant au moins une décennie, avant que la pandémie mondiale n’oblige des millions de travailleurs à travailler à domicile pour la première fois, le nombre d’entreprises mondiales proposant des emplois en distanciel était déjà en hausse.

Une enquête mondiale sur l’espace de travail de 2019 a révélé que 85 % des 15 000 entreprises avaient confirmé que le fait d’offrir à leur personnel une flexibilité de localisation, avait directement entraîné une hausse de la productivité de l’entreprise.

Passer à des modèles de travail à distance peut être un défi, en particulier pour les sociétés de développement de logiciels qui n’étaient pas ouvertes aux pratiques de télétravail avant que la pandémie ne modifie brusquement nos environnements de travail.

Le travail à distance a révolutionné notre vie professionnelle
Le travail à distance a révolutionné notre vie professionnelle

Qu’est-ce qu’une entreprise entièrement à distance ?

Cela peut sembler évident, mais dans une entreprise entièrement à distance, les pratiques de télétravail sont la norme et non l’exception. Pour être précis, cela ne signifie pas que tous les employés de l’entreprise travaillent de chez eux, mais surtout que toutes les opérations et activités de l’entreprise sont conçues pour permettre la communication à distance. Une entreprise complètement à distance donne la même priorité aux employés à distance qu’à ceux qui travaillent au siège de l’entreprise.

Voici 7 étapes simples que vous pouvez suivre pour mettre en place une entreprise entièrement à distance.

1. Établir une politique de travail

Dans une société de développement de logiciels entièrement en remote vos employés doivent savoir exactement comment se comporter dans un environnement de travail virtuel. C’est pourquoi – tout comme une politique de travail standard a toujours été une lecture obligatoire pour tous les employés – les travailleurs en home office ont besoin d’une politique claire qui les informe de toutes les règles et directives de l’entreprise en matière de travail à distance. Une politique de télétravail doit inclure et expliquer des aspects tels que la sécurité des données, les procédures de communication, les règles d’interaction avec le personnel, les méthodes de suivi des heures de travail, ainsi que les préférences de l’entreprise en matière de contrôle de la productivité et des performances. Personnalisez votre politique de télétravail en fonction des besoins et des activités spécifiques de votre entreprise.

2. Sélectionner les outils de travail

Au cours de la dernière décennie, c’est essentiellement la technologie du cloud qui a rendu le travail nomade possible, en connectant les équipes de travail du monde entier virtuellement plutôt que dans un bureau. Un aspect crucial de la mise en place d’une entreprise entièrement en distanciel consiste à sélectionner les outils de travail à distance les plus appropriés et à les intégrer de manière transparente dans vos processus de travail actuels. Votre personnel doit savoir exactement quels logiciels il est autorisé à utiliser pour accomplir les tâches de votre entreprise. Selon les secteurs du marché et les attentes des clients, pour que votre entreprise soit entièrement à distance, elle peut avoir besoin de solutions informatiques telles que :

La technologie qui nous permet de travailler sans frontières
Le Cloud nous permet de travailler sans frontières

3. Travailler avec des développeurs en remote

Pour les entreprises traditionnelles, la disponibilité ou la qualité limitée des talents locaux a toujours été un problème majeur pour les départements des ressources humaines. Les entreprises entièrement distantes sont en mesure de réduire leurs coûts d’exploitation et de tirer parti de talents mondiaux, en confiant des tâches de développement informatique à des développeurs de logiciels, des chefs de projet et d’autres employés distants possédant des connaissances et une expérience spécifique dans ce domaine. La transition vers une entreprise fully remote peut être réalisée en décentralisant essentiellement vos activités commerciales et en distribuant les tâches et les processus à travers un réseau efficace et flexible de travailleurs en dehors des locaux de l’employeur basés dans le monde entier. Pourquoi imposer des limites locales à votre entreprise s’il existe des solutions à distance moins coûteuses et plus spécialisées ?

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4. Déterminer la configuration de l’espace de travail

En tant qu’employeur, il vous incombe de fournir à votre personnel tout le matériel, les logiciels et tous les autres outils nécessaires à l’exécution des tâches professionnelles requises. Pour une entreprise entièrement à distance, vous devez essentiellement mettre en place un espace de travail mobile efficace comprenant des éléments tels qu’un ordinateur portable, une connexion internet haut débit, un logiciel de cybersécurité, un smartphone ou une tablette, ainsi qu’un large éventail de logiciels ou d’abonnements à des applications en ligne. Même si vous n’êtes pas en mesure de proposer cet équipement directement à vos employés, il est absolument nécessaire de les rembourser ou de leur verser une allocation ponctuelle pour couvrir les frais afin de garantir que votre personnel en home office dispose de tout ce dont il a besoin pour travailler.

Tous équipés, prêts à travailler dans nos canapés
Tous équipés, prêts à travailler dans nos canapés

5. Mettre en place un processus d’intégration

L’embauche de nouveaux employés à distance peut être simplifiée par la mise en place d’un processus d’intégration efficace, spécialement conçu pour le travail en télétravail. Comme vous n’avez pas l’avantage de nouer de nouvelles relations en personne, vous devez définir des attentes claires, en passant en revue votre politique de travail en distanciel, en répondant à toutes les questions et en vous assurant que vos employés à non présents physiquement savent exactement comment utiliser vos outils et logiciels préférés. Au cours du processus d’intégration, il est important que les chefs d’entreprise et les chefs d’équipe expliquent aux nouveaux venus comment mettre en place des espaces de travail flexibles, comment les tâches sont assignées et les délais fixés, en plus de fournir des didacticiels sur les logiciels et de discuter de toutes les voies appropriées pour le retour d’information, les préoccupations et le dépannage.

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6. Construire un siège mobile

Comme nous l’avons mentionné plus haut, pour créer une entreprise entièrement en remote vous devez veiller à ce que vos équipes en home office ne soient pas traitées comme moins importantes que les équipes internes basées au siège physique de votre entreprise. Dans un véritable environnement de travail « remote-first », les employés en dehors des bureaux doivent fonctionner et accomplir exactement les mêmes tâches que vos employés sur place. L’objectif est une interaction transparente entre le personnel présent dans les bureaux et le personnel à distance. En connectant fréquemment les équipes en télétravail aux équipes locales par le biais de la vidéoconférence, vous pouvez contribuer à établir et à maintenir une culture distante plus cohérente, ainsi qu’à éviter ou à minimiser les inefficacités ou les malentendus entre les processus locaux et distants.

7. Organiser la constitution d’équipes non virtuelles

En dépit de ses nombreux avantages pour les entreprises et les employés, le travail en remote ne convient pas toujours à tout le monde. Sans le soutien social de collègues dans un environnement de bureau, de longues heures de travail à domicile peuvent donner à certains employés un sentiment de solitude, d’aliénation et finalement d’improductivité.

Trouver l'équilibre entre la distance et la solitude
Trouver l’équilibre entre la distance et la solitude

C’est précisément la raison pour laquelle, à l’ère de l’isolement social potentiel et des fermetures prolongées, il est important que les employeurs organisent et encouragent régulièrement des activités non virtuelles de renforcement de l’esprit d’équipe pour le personnel basé dans le même pays. Qu’il s’agisse d’un voyage d’entreprise sponsorisé pour l’équipe ou d’une soirée quiz dans un pub, l’interaction réelle entre les employés fait des merveilles pour stimuler la productivité et maintenir la satisfaction des travailleurs.  

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