5 techniques pour impliquer vos équipes lors des réunions à distance

En suivant quelques étapes simples, vous pouvez faire en sorte que vos vidéoconférences à distance soient énergiques et créatives.

La crise de la Covid-19 a littéralement propulsé le travail à distance dans la culture des entreprises. Partout dans le monde, de nombreuses entreprises qui n’étaient alors jusque là pas encore habituées au travail à distance ont dû se démener pour s’adapter et maintenir leurs activités pendant les périodes de confinement. Beaucoup ont depuis décidé de permettre à leurs employés de continuer de travailler à distance.

Cependant, même si cela peut sembler simple en théorie, le travail à distance n’est pas sans difficultés. De la motivation des employés au maintien du rythme sans délaisser la qualité du travail, les entreprises se rendent compte que pour que pour faire fonctionner le travail à distance, elles doivent suivre de nouvelles stratégies.

Brainstormer à distance

L’un des éléments les plus importants de tout cycle de travail à distance est la réunion de brainstorming à distance – ces réunions où les équipes discutent des défis et utilisent leur imagination et leur expertise pour concevoir de nouvelles solutions et approches. Les réunions de brainstorming à distance sont également parmi les plus difficiles à mener à bien, car la créativité et la résolution de problèmes ne viennent pas toujours naturellement.

Aujourd’hui, nous allons nous concentrer sur 5 techniques spécifiques que vous pouvez utiliser pour vous assurer que vous tirez le meilleur parti de vos collaborateurs lors des réunions à distance.

1. Planifiez et partagez l’ordre du jour entre les membres en avance

Partagez et diffusez auprès de tous les participants, avant la réunion, les points que vous souhaitez aborder durant la réunion.

Tout d’abord, cela donne à chacun la possibilité d’être sur la même longueur d’onde et de se préparer sur ce qui sera discuté. Cela permet également de cadrer l’objectif de la réunion, ce qui contribuera grandement à ce que les participants n’aient pas l’impression de perdre leur temps.

Enfin, l’ordre du jour donne une structure à la réunion et évite de se disperser sur des sujets non essentiels, ce qui va permettre à l’équipe de rester concentrée sur les points à discuter et de rester efficace.

2. Privilégiez les listes d’idées : chacun doit pouvoir s’exprimer en tant que spécialiste

Les vertiges des listes ! Les listes d’idées sont un excellent moyen de faire avancer les réunions et de garantir la participation et les échanges entre les différentes personnes de votre équipe.

Un sentiment d’utilité personnel renforcé qui participe à l’effort global de l’équipe.

D’après notre expérience en matière de facilitation de réunions entre nos équipes de développeurs, il est important de parler de sujets différents sur lesquels chacun peut contribuer à la discussion en fournissant sa propre liste d’idées.

Pour les réunions de brainstorming, cela signifie que chacun doit avoir la possibilité de partager son point de vue, ses idées et ses solutions sur les questions dont il est spécialiste.

Cela permettra à chacun de sentir qu’il a une réelle raison d’être présent à la réunion, ce qui renforcera son sentiment d’utilité.

3. Partagez vos écrans

De nos jours, la plupart des outils de vidéoconférence, tels que Zoom, Google Meet, TeamViewer, Microsoft Teams permettent très facilement d’effectuer du partage d’écran, et cette fonctionnalité devrait presque systématiquement être mise à profit dans les réunions.

Le partage d’écran permet essentiellement aux autres membres de l’équipe de « regarder par-dessus l’épaule » de celui qui fait le partage.

Il s’agit non seulement d’un moyen efficace d’amener l’équipe dans l’espace de travail des autres membres, mais aussi d’un bon exercice de renforcement de l’esprit d’équipe.

Encouragez l’utilisation de diapositives ou d’exemples visuels pour que chaque membre de l’équipe puisse présenter et illustrer ses idées.

4. N’invitez que les personnes dont la présence à la réunion est nécessaire

Les réunions doivent être aussi efficaces que possible. Leur fréquence et leur durée doivent dépendre de la taille de votre équipe et du rythme prévu pour le(s) projet(s) sur lesquels vous travaillez.

Bien qu’il puisse sembler plus pratique de simplement inviter toute l’équipe à la réunion, il est plus logique de toujours tenir compte des personnes qui sont réellement nécessaires à cette réunion.

Cela permettra d’éviter de :

• faire perdre du temps à quiconque,
• de garder les gens concentrés
• d’établir une crédibilité pour les réunions futures et l’importance d’y assister et d’y contribuer.

Les réunions ne doivent impliquer que des personnes qui ont quelque chose à ajouter au sujet traité, autrement dit qui apporte de la valeur ajouté.

5. Utilisez la vidéo encore et encore : rendez vos réunions plus humaines

Depuis le début de la crise, on a beaucoup parlé du stress lié au travail à domicile, et le fait de devoir tenir constamment des vidéoconférences peut contribuer à l’augmenter.

Cependant, s’il est compréhensible que votre équipe ne souhaite pas être assise devant une caméra en direct pendant des heures, nous pensons que le fait de garder les caméras allumées pendant une durée de réunion limitée est le meilleur moyen d’humaniser l’interaction.

En fin de compte, l’art de la réunion de brainstorming à distance se résume à une question d’équilibre et de bon sens : si les réunions sont bien planifiées, composées des bonnes personnes et exécutées dans un temps imparti utile : il n’y a aucune raison pour qu’elles ne puissent pas être le moteur puissant de la progression de votre projet.

Bocasay a des années d’expérience dans la réalisation d’un large éventail de projets et de produits informatiques complexes pour ses clients avec ses équipes de développeurs à distance à l’île Maurice, à Madagascar et au Vietnam. Prenez contact avec nous pour savoir comment nous pouvons vous aider dans votre prochain projet web.